Quizás una de las tareas mas difíciles de realizar bien, es la planificación de servicios Informáticos, ya que en el concurren una serie de variables e imponderables que lo hacen un ejercicio casi de adivino o de prestidigitador. Entre los imponderables destacamos los siguientes:
1– En muchas ocasiones se parte de unos límites establecidos por la «Alta Dirección», donde esta, determina la Fecha de Finalización, los Denarios a gastar y a veces, que nivel de recursos deben de emplearse.
2– A menudo el Servicio a contratar esta solamente identificado como un requerimiento sin mas, a veces con una Fecha de Necesidad que es mas un deseo o urgencia, con poca base en función de la complejidad y tamaño de la tarea a realizar, recursos disponible y prioridad real de la necesidad.
3– La Oportunidad de realizar el Servicio, puede jugarnos una mala pasada, ya que el ansia por realizarlo nos puede inducir a infravalorar los riesgos, valorando mas la Oportunidad, que las condiciones de contorno y los riesgos intrínseco del Servicio.
4– Los Entregables, que se han de contratar, son bienes intangibles, difíciles de medir y que tienen una particularidad que los hacen únicos: Contratamos Expectativas, Compromisos, y sobre todo Buena Voluntad por parte del prestatario, en cuanto que cumplirá con nuestros deseos.
5– El Procedimiento de contratación suele ser genérico y no específico para este tipo de contratación, donde adjudicar a la oferta mas barata es garantía de fracaso.
6– El Servicio, es un conjunto de tareas y actividades interrelacionadas y dependientes entre si, no lineales, difíciles de paralelizar.
7– Conviene trabajar en la determinación e identificación de los entregables, de forma que estos se conozcan de lo mas precisa y detalladamente posible.
Para abordarlo con ciertas garantías, hay que tener presente una serie de recetas que en todo momento nos haga mantener los pies en la tierra y eviten «hacernos trampas en el solitario». Entre las recetas, destacaremos las siguientes:
1– Actuar lo mas libres posible de ideas preconcebidas, o compromisos «corporativistas».
2– Hemos de tener Libertad de Juicio, no estar condicionado por condiciones de contorno o decisiones externas al Servicio.
3– Hay que ser conscientes de que la labor es difícil y que puede haber desviaciones, por lo que hay que considerar holguras y márgenes para absorber los imprevistos y desviaciones posibles.
4– Para medir el Servicio, se dividirá en Tareas medibles y identificables de forma única.
5– A cada Tarea, se le asignará una serie de características, que nos permitan clasificarlas, ordenarlas, asociarlas, en definitiva poder gestionarlas en grupos o conjuntos mayores.
6– Identificar claramente los criterios de Priorización, de forma que a la hora de asignarlos a cada Tarea no queden dudas de su aplicación e idoneidad.
7– Cada Tarea se priorizara atendiendo a los Criterios de Priorización definidos.
8– Una vez Priorizadas, las agruparnos por los criterios de clasificación y ordenación que se establecieron, con el objetivo de abordarlas conjuntamente aquellas que afecten a los mismos objetos o funcionalidades.
9– Una vez las Tareas Priorizadas, Ordenadas y Agrupadas, procederemos a medirlas para su posterior Planificación, para ello lo mas recomendable será utilizar herramientas que implementan el concepto de la Métrica de Punto de Función, con ella mediremos el tamaño del software a entregar o recibir.
10– Una vez pesadas las Tareas, estamos en condiciones de proceder a su planificación, teniendo presente los recursos disponibles y su grado de conocimiento.
En definitiva, es una labor compleja y laboriosa de realizar, que conviene hacer bien, ya que las consecuencias serán retrasos, frustración, replanificación, sobre costes y sobre todo incumplimientos de las expectativas del cliente.
Emilio Díaz Ramírez
Hay que tener ganas..! 